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E-Mail-Archivierung in der Cloud nach GOBD

In verschiedenen Gesetzen, darunter das HGB, das UStG und die AO, wird nicht nur geregelt, dass Daten archiviert werden müssen. Auch die spezifischen Anforderungen für die E-Mail-Archivierung werden aufgegriffen.

Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein professionelles Archivsystem nötig. Die Netmail Cloud E-Mail Archivierung wird den Anforderungen an ein gesetzeskonformese E-Mail-Management gerecht.

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1

Revisionssicherheit

Eine Migration muss ohne Informationsverlust durchgeführt werden können. E-Mails sind gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z.B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen sowie mit geeigneten Retrieval-Techniken jederzeit wieder auffindbar sein.
2

Vollständigkeit

Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung vollständig und lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).
3

Richtigkeit

E-Mails müssen in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften sein.
4

Unveränderbarkeit

Eine archivierte E-Mail darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Vielmehr darf Sie während der vorgesehenen Lebenszeit nicht zerstört werden können.
5

Nachvollziehbarkeit

Es ist eine Verfahrensdokumentation zu führen, welche die spezifischen Aspekte bei der E-Mail-Archivierung enthält. Beispielsweise Konvertierungs- und SPAM-Einstellungen, Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit und maschinellen Auswertbarkeit. Weiterhin müssen die Daten lesbar aufbewahrt werden.
6

Maschinelle Auswertbarkeit

Dokumente, wie E-Mails, die originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Ein bloßer Ausdruck der E-Mail ist nicht ausreichend.
7

Private E-Mail-Nutzung

Sofern die Erlaubnis besteht, vom E-Mail-Konto des Unternehmens aus auch privat zu kommunizieren, ist darauf zu achten, dass diese privaten E-Mails gesondert archiviert oder von der Regelarchivierung ausgeschlossen werden.
Netmail Cloud auf einen Blick

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Ein gezielter Blick auf GoBD und die Enterprise E-Mail-Archivierung in der Netmail Cloud.
Netmail im Vergleich mit Microsoft

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Gesetzeskonformes archivieren von E-Mails und Anhängen ist mit Microsoft nur bedingt möglich.

Mit Netmail Cloud gesetzeskonform E-Mails archivieren

E-Mails sind prinzipiell als Handelsbriefes zu verstehen und müssen mindestens für eine Dauer von 6 Jahren aufbewahrt werden. E-Mails mit steuerrelevanten Daten müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument etc. erstellt worden ist. Nach den steuerrechtlichen Vorschriften sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Deutschland aufzubewahren. Das HGB schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in angemessener Zeit vorgelegt werden können.

Bei Nicht-Einhaltung geltender Vorschriften können verschiedene Strafen fällig werden (Auszug).

• Steuerliche Konsequenzen, wie Verzögerungsgeld bis zu 250.000€ oder Bußgelder bis 5.000€ an das Finanzamt (§ 162 AO3)
• Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren bei Verletzung der Buchführungspfl icht (§283 StGB4)
• Schadensersatzansprüche (§280ff . BGB5, §241 Abs. 2 BGB6)

Cloud Archiv

1,75 €/ Postfach
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