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Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung in der Netmail Cloud

Die E-Mail-Archivierung "as a Service" in der Netmail Cloud sorgt für gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von E-Mails und Anhängen.

Unsere Lösungen berücksichtigen sowohl die Anforderungen der EU-DSGVO, der GOBD und die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz.

Whitepaper

E-Mail-Archivierung - ein Überblick

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Welche gesetzlichen Grundlagen existieren zur E-Mail Archivierung?

Die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergibt sich aus den seit 1. Januar 2017 geltenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz GoBD, welche die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001 ablöste. Digitale Geschäftsunterlagen müssen seitdem für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden. In der seit 25. Mai 2018 in Kraft getretenen EU-DSGVO ist die E-Mail Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben mit technischen und organisatorischen Maßnahmen der Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten nachzukommen. Ein revisionssicheres E-Mail Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden.
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Welcher Geschäftsverkehr muss archiviert werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr, wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher abgelegt sind. Sie dürfen also nicht nachträglich durch den User veränderbar sein. In Bezug auf die EU-DSGVO sollte die gesamte E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.
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Welche Herausforderung birgt private E-Mail Nutzung?

Häufig wird darauf verwiesen, den privaten E-Mail-Verkehr in Unternehmen zu untersagen. Wenn dennoch privat kommuniziert wird und diese E-Mails dann archiviert werden, verstößt man gegen geltendes Recht. Netmail bietet als eines der wenigen E-Mail-Archivierungslösungen die Möglichkeit private E-Mails automatisch von der Archivierung auszuschließen.
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Was geschieht mit E-Mails von Bewerbern?

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die EU-DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel betragen die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern bzw. diese einer automatischen Löschung bei Ablauf der Frist unterziehen. Netmail bietet regelbasierte Lösungen für genau diese Anwendungsfälle.
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Warum E-Mails revisionssicher archivieren?

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung schützt die Daten vor einer Manipulation durch den Benutzer, wie beispielsweise dem Löschen von E-Mails. Netmail bietet Lösungen um E-Mails revisionssicher zu archivieren und vor Manipulation zu schützen. Die Rechtsgrundlage dazu sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Demnach müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Daten im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos, verfügbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Daher ist z.B. Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook keine revisionssichere Form der Archivierung, da E-Mails beliebig gelöscht und geändert werden können, bevor sie archiviert werden. Im Gegensatz dazu werden die rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung in der Netmail Cloud eingehalten.
Netmail Cloud auf einen Blick

Netmail Cloud auf einen Blick

Alle Informationen über die Netmail Cloud Enterprise E-Mail-Archivierung in einer kompakten Übersicht.
Netmail Cloud und EU-DSGVO

Netmail Cloud und EU-DSGVO

Alles Wichtige über die EU-Datenschutzrichtlinie und wie Sie Netmail bei der Umsetzung unterstützen kann.
Netmail Cloud und GoBD

Netmail Cloud und GoBD

Ein gezielter Blick auf GoBD und die Enterprise E-Mail-Archivierung in der Netmail Cloud.
Netmail im Vergleich mit Microsoft

Netmail im Vergleich mit Microsoft

Gesetzeskonformes archivieren von E-Mails und Anhängen ist mit Microsoft nur bedingt möglich.

Ihre Vorteile durch Netmail auf einen Blick

Cloud Archiv

1,75 €/ Postfach
  • Unlimitierter Speicherplatz
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Cloud Archiv Plus

2,10 €/ Postfach
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Cloud Archiv Secure

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  • Unlimitierter Speicherplatz
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  • Anwenderzugriff via Outlook Plug-in, Mobile App & Web
  • Optimierte Verwaltung von Anhängen mit DETACH
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  • E-Mail-Verschlüsselung mit S-MIME
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